مساعد اداري Administrative Assistant | جامعة العلوم و التقانة

مساعد اداري Administrative Assistant | جامعة العلوم و التقانة 

مساعد اداري Administrative Assistant | جامعة العلوم و التقانة



ملخص الوظيفة
مساعد اداري مساعد اداري

تاريخ نشر الوظيفة :

 2023-02-19 14:39:25

نوع الوظيفة : دوام كامل

الراتب : 

غير محدد

تاريخ نهاية التقديم : 

2023-03-05

مكان العمل:
كلية علوم الحاسوب و تقانة المعلومات

تفاصيل الوظيفة

أعمال السكرتارية
استخدام التطبيقات و النظم الأكاديمية ذات العلاقة بمهام المكتب ( العميد أو نائب العميد أو رئيس القسم )
الأعمال الأكاديمية التي يتطلبها المكتب ( العميد أو نائب العميد أو رئيس القسم )
إستخدام النظم الإلكترونية بالجامعة

مسؤوليات الوظيفة

أعمال السكرتارية

• استخدام التطبيقات و النظم الأكاديمية ذات العلاقة بمهام المكتب ( العميد أو نائب العميد أو رئيس القسم )
• الأعمال الأكاديمية التي يتطلبها المكتب ( العميد أو نائب العميد أو رئيس القسم )
• إستخدام النظم الإلكترونية بالجامعة

مؤهلات الوظيفة

1. أن تكون المتقدمة حاصلة على درجة البكلاريوس أو الدبلوم في تقنية المعلومات او علوم الحاسوب او مجال ذو صلة
2. أن تكون لها معرفة جيدة في التعامل مع تطبيقات الحاسوب والإنترنت
3. أن تكون لها معرفة جيدة باللغة الإنجليزية

مزايا اخرى

غير محددة

قدم الان لهذه الوظيفة

نعتذر انتهت فترة التقديم

انتهى الاعلان.

----------------------------------

ثقف نفسك:

ماذا يفعل المساعد الإداري؟
تشمل مسؤوليات المساعد الإداري إجراء ترتيبات السفر والاجتماعات ، وإعداد التقارير ، والحفاظ على أنظمة الملفات المناسبة. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة وأن يكون قادرًا على تنظيم عملهم باستخدام أدوات ، مثل MS Excel والمعدات المكتبية. إذا كانت لديك أيضًا خبرة سابقة كسكرتير أو مساعد إداري تنفيذي ولديك إلمام بصناعتنا ، فنحن نرغب في مقابلتك.

في النهاية ، يجب أن يضمن مساعد المشرف الناجح التشغيل الفعال والسلس اليومي لمكتبنا.

المسؤوليات

• الرد والمكالمات الهاتفية المباشرة
• تنظيم وجدولة المواعيد
• خطط للاجتماعات وخذ دقائق مفصلة
• كتابة وتوزيع رسائل البريد الإلكتروني ومذكرات المراسلات والخطابات والفاكسات والنماذج
• المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام
• تطوير وصيانة نظام الملفات
• تحديث وصيانة سياسات وإجراءات المكتب
• اطلب اللوازم المكتبية وابحث عن الصفقات والموردين الجدد
• الاحتفاظ بقوائم الاتصال
• حجز ترتيبات السفر
• إرسال وتسوية تقارير المصروفات
• تقديم الدعم العام للزوار
• العمل كنقطة اتصال للعملاء الداخليين والخارجيين
• الاتصال مع المساعدين الإداريين التنفيذيين وكبار للتعامل مع الطلبات والاستفسارات من كبار المديرين
• المتطلبات والمهارات
• أثبتت الخبرة كمساعد إداري أو مساعد افتراضي أو مساعد مسؤول Office
• معرفة نظم وإجراءات إدارة المكاتب
• معرفة عملية بمعدات المكاتب ، مثل الطابعات وأجهزة الفاكس
• الكفاءة في MS Office (MS Excel و MS PowerPoint ، على وجه الخصوص)
• مهارات إدارة الوقت الممتازة والقدرة على تحديد أولويات العمل
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات
• مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تعدد المهام
• شهادة الثانوية؛ مؤهل إضافي كمساعد إداري أو سكرتير سيكون زائدًا

أسئلة مكررة

• ماذا يفعل المساعد الإداري؟

المساعدون الإداريون مسؤولون عن العديد من المهام الكتابية لضمان قدرة الموظفين على التواصل والعمل بكفاءة. تتضمن وظيفتهم الرد على المكالمات الهاتفية ، والترحيب بالزوار ، وتوزيع البريد ، وإعداد الاتصالات.

• ما هي واجبات ومسؤوليات المساعد الإداري؟

يساعد المساعدون الإداريون في العمليات اليومية للمكتب عن طريق القيام بمهام مثل حفظ الأوراق والرد على المكالمات الهاتفية وإعداد المستندات للاجتماعات وإدارة تقويم المشرفين عليهم.

• ما الذي يجعل مساعد إداري جيد

المساعدون الإداريون الناجحون هم متواصلون فعالون يتحدثون بوضوح ولطيفين ومرحبين عند الرد على المكالمات الواردة. يستخدمون القواعد الصحيحة ويجعلون الناس يشعرون بالراحة عندما يكونون على الهاتف أو يتحدثون وجهًا لوجه مع الموظفين الآخرين أو العملاء.

• مع من يعمل المساعد الإداري؟

عادةً ما يقدم المساعدون الإداريون تقاريرهم إلى "المدير العام" ما لم يتم تعيينهم مباشرةً إلى الرئيس التنفيذي أو أي مسؤول تنفيذي آخر. يدعم معظم المساعدين الإداريين المكتب بأكمله في الشركات الصغيرة ويعملون مع مختلف مديري الإدارات والموظفين.