موظف/ة استقبال Receptionist | مجموعة سي تي سي CTC group

موظف/ة استقبال Receptionist | مجموعة سي تي سي CTC group
موظف/ة استقبال Receptionist | مجموعة سي تي سي CTC group
موظف/ة استقبال Receptionist | مجموعة سي تي سي CTC group








Job Title:

 Receptionist


 Job Purpose 


To greet guest, visitors in the company and assist them to meet with the company officials. Receive calls from outsiders and route them to appropriate employees


 Minimum Requirements

BA from a recognized college or university

Minimum Experience:
Experience should be at least 2 years’ experience in similar capacity.
Skills and Competencies:
Good Organizing and co-ordination skills
Good interpersonal skills
Negotiation Skills.
English Language
Knowledge of Policy & Procedure
Time Management
PC
Presentation
Oral and written communication
Cheerful attitude

Location

Khartoum – Garden City
Closing Date: 21/02/2023


مسمى وظيفي:


موظف الإستقبال

الغرض من الوظيفة


الترحيب بالضيوف والزوار في الشركة ومساعدتهم على لقاء مسؤولي الشركة. استقبال المكالمات من الغرباء وتوجيهها إلى الموظفين المناسبين

الحد الأدنى من المتطلبات

بكالوريوس من كلية أو جامعة معترف بها

الحد الأدنى من الخبرة:

يجب أن تكون الخبرة سنتين على الأقل بنفس القدرة.

المهارات والكفاءات:

  1. مهارات التنظيم والتنسيق الجيد
  2. مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين
  3. مهارات التفاوض.
  4. اللغة الإنجليزية
  5. معرفة السياسة والإجراءات
  6. إدارة الوقت
  7. الكمبيوتر
  8. عرض تقديمي
  9. الاتصال الشفوي والكتابي
  10. موقف مرح

موقع:
الخرطوم - جاردن سيتي
تاريخ الإقفال: 21/02/2023

نسعد بإنضمامكم الى عائلتنا!
يمكنكم التقديم للوظائف المتاحة في مجموعة سي تي سي مباشرة عبر الايميل الآتي


الرجاء إرفاق السيرة الذاتية مع كتابة اسم الوظيفة في خانة الموضوع.
سيتم التواصل مع المرشحين المؤهلين ضمن القائمة المختصرة فقط..



---------------------

ثقف نفسك:


تم تحسين قالب الوصف الوظيفي لموظف الاستقبال هذا للنشر على لوحات الوظائف عبر الإنترنت أو صفحات الوظائف. من السهل التخصيص مع واجبات ومسؤوليات موظفي الاستقبال الطبيين وموظفي الاستقبال في الفنادق والمزيد.


تشمل مسؤوليات موظف الاستقبال:

  • استقبال الزوار في مكتب الاستقبال من خلال التحية والترحيب والتوجيه والإعلان عنهم بشكل مناسب
  • الرد على فحص وتحويل المكالمات الهاتفية الواردة
  • استلام وفرز البريد اليومي

ماذا يفعل موظف الاستقبال؟

بصفتك موظف استقبال ، ستكون أول نقطة اتصال لشركتنا. تشمل واجبات موظف الاستقبال لدينا تقديم الدعم الإداري عبر المنظمة. سوف ترحب بالضيوف وتحية الأشخاص الذين يزورون العمل. ستقوم أيضًا بتنسيق أنشطة مكتب الاستقبال ، بما في ذلك توزيع المراسلات وإعادة توجيه المكالمات الهاتفية.

لكي تكون ناجحًا كموظف استقبال ، يجب أن تتمتع بشخصية لطيفة ، لأن هذا أيضًا دور خدمة العملاء. يجب أن تكون أيضًا قادرًا على التعامل مع حالات الطوارئ في الوقت المناسب وبطريقة فعالة أثناء تبسيط عمليات المكتب. تعد مهارات تعدد المهام وإدارة الإجهاد ضرورية لهذا المنصب. قد يتطلب هذا الدور العمل في نوبات ، لذلك تعتبر المرونة ميزة إضافية.

في النهاية ، تتمثل واجبات ومسؤوليات موظف الاستقبال في ضمان ترحيب مكتب الاستقبال بالضيوف بشكل إيجابي وتنفيذ جميع المهام الإدارية وفقًا لأعلى معايير الجودة.


المسؤوليات

  1. قم بتحية والترحيب بالضيوف بمجرد وصولهم إلى المكتب
  2. توجيه الزوار إلى الشخص والمكتب المناسبين
  3. الرد والشاشة وإعادة توجيه المكالمات الهاتفية الواردة
  4. تأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة ورائعة ، مع جميع الأدوات المكتبية الضرورية (مثل الأقلام ، والنماذج ، والكتيبات)
  5. تقديم معلومات أساسية ودقيقة شخصيًا وعبر الهاتف / البريد الإلكتروني
  6. استلام وفرز وتوزيع البريد / الشحنات اليومية
  7. الحفاظ على أمن المكتب باتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال (سجل المراقبة ، وإصدار شارات الزوار)
  8. اطلب لوازم المكتب الأمامي واحتفظ بقائمة جرد للمخزون
  9. تحديث التقويمات وجدولة الاجتماعات
  10. ترتيب السفر والإقامة وإعداد القسائم
  11. احتفظ بسجلات محدثة لمصاريف المكتب وتكاليفه
  12. أداء واجبات موظف الاستقبال الكتابية الأخرى مثل حفظ الملفات والنسخ والنسخ وإرسال الفاكسات

المتطلبات والمهارات

  • خبرة العمل كموظف استقبال أو ممثل المكتب الأمامي أو دور مماثل
  • إجادة مايكروسوفت أوفيس سويت
  • خبرة عملية مع المعدات المكتبية (مثل أجهزة الفاكس والطابعات)
  • الموقف والمظهر المهني
  • مهارات اتصال كتابية وشفوية قوية
  • القدرة على أن تكون واسع الحيلة واستباقيًا عند ظهور المشكلات
  • مهارات تنظيمية ممتازة
  • مهارات تعدد المهام وإدارة الوقت ، مع القدرة على تحديد أولويات المهام
  • موقف خدمة العملاء
  • شهادة الثانوية؛ شهادة إضافية في إدارة المكاتب ميزة إضافية

أسئلة مكررة

  • ماذا يفعل موظف الاستقبال؟
يعمل موظفو الاستقبال داخل المنظمة لمساعدتها على العمل بسلاسة. إنهم يحيون الزوار ويردون على المكالمات الهاتفية ويديرون المهمات مع الحفاظ على رباطة الجأش خلال التفاعلات مع العملاء أو العملاء المحتملين.

  • ما هي واجبات ومسؤوليات موظف الاستقبال؟
تشمل واجبات ومسؤوليات موظف الاستقبال تحية الزوار ومساعدتهم على التنقل عبر المكتب وتزويدهم بالمرطبات أثناء انتظارهم. بالإضافة إلى ذلك ، فإنهم يحتفظون بتقويمات المواعيد وفرز البريد وعمل نسخًا وتخطيط ترتيبات السفر. في بعض البيئات ، يمكنهم حتى المساعدة في الأمن من خلال مراقبة وصول الزوار.

  • ما الذي يجعل موظف استقبال جيد؟
يتم تنظيم موظف استقبال جيد ، ويتواصل بشكل جيد ، ويمارس مهارات إدارة الوقت الممتازة. بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأنهم غالبًا ما يكونون جهة الاتصال الأولية للعملاء والعملاء ، يجب أن يتمتعوا بمهارات خدمة عملاء ممتازة ، وأن يكونوا قادرين على حل المشكلات ، وأن يساعدوا العملاء غير الراضين برشاقة.
  • مع من يعمل موظف الاستقبال؟
يتفاعل موظفو الاستقبال مع العملاء والعملاء وموظفي التوصيل وأعضاء الخدمة العامة الآخرين طوال يومهم. بشكل عام ، يقدمون تقاريرهم مباشرة إلى مدير المكتب.
تعليقات