مساعد اداري ومالي | برنامج الأمم المتحدة الإنمائي UNPD
 |
مساعد اداري ومالي | برنامج الأمم المتحدة الإنمائي UNPD |
LOCATION :
Port Sudan, SUDAN
TYPE OF CONTRACT :
Service Contract
STARTING DATE :
APPLICATION DEADLINE :
13-Mar-24 (Midnight New York, USA)
POST LEVEL :
SB-3
DURATION OF INITIAL CONTRACT :
3 Months
TIME LEFT :
2d 11h 31m
LANGUAGES REQUIRED :
Arabic English
EXPECTED DURATION OF ASSIGNMENT :
Background
Organizational Context
UNDSS is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality, and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups, and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
UNDSS does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
The Department of Safety and Security (UNDSS) is responsible for providing leadership, operational support, and oversight of the United Nations Security Management System (UNSMS) globally. As a global leader in security risk management principles, UNDSS enables the safe and effective delivery of United Nations programs and activities in the most complex and challenging environments, while maximizing precious resources. To this end, the work of the Department is aligned under a clear mission, to enable United Nations system program activities through trusted security leadership and solutions. UNDSS Sudan is supporting the UN Agencies and International Non-Governmental Organizations (INGOs) and International Organisations (IOs) so as to enable them to conduct their operations in the safest way possible. The position is locally administered by UNDP but financed by the United Nations Department of Safety and Security (UNDSS) from USAID Grant 2023/24 for Saving Lives Together (SLT) Project. The duration of the position is through June 2024. The contracts may be extended subject to the availability of funds, satisfactory performance, and a continuing need for the post.
Under the guidance and supervision of the Admin & Logistics Officer, the HSST Admin and Finance Assistant ensures the effective execution of both admin and financial services in the SLT Project budget. The Admin /Finance Assistant promotes a client-oriented approach consistent with UNDP rules and regulations. The Admin/Finance Assistant will work in close collaboration with AFP operation managers, program and projects staff in the field in order to resolve Admin and finance-related issues and information exchange related to the SLT Project Budget.
Duties and Responsibilities
Summary of Key Functions:
The incumbent will be based in Port Sudan, with regular travel to the field offices country-wide. He/she will be responsible for the following duties:
Proper control of the supporting documents for payments and financial reports for the SLT Project budget including preparation of all types of vouchers for overtime, and payments execution.
Maintenance of internal expenditures control system which ensures that vouchers processed are matched and completed, transactions are correctly recorded and posted in Quantum; payrolls are duly prepared and processed; and travel claims, MPOs, overtime, and other entitlements are duly processed.
Timely accounts closure.
Coordination of assets management under the SLT Project, timely preparation, and submission of periodic inventory reports.
Maintenance of administrative control records such as commitments and expenditures.
Confirmation of availability of funds prior to review by the CSA / DSA and FSCO Team Leader.
Maintenance of data integrity in the database, control program; analysis of results, and initiation of corrective actions when necessary.
Timely preparation of cost-recovery bills in Quantum for the services provided to UN Entities, implementation of the income tracking system and follow-up on recovery.
Performs other duties as assigned.
Competencies
Competencies
Corporate Competencies:
Commitment to the ideals of the United Nations Charter and the Organization’s core values – Professionalism, Integrity, and Respect for Diversity.
Planning and Organizing: Demonstrated ability to establish priorities and to plan, coordinate, and monitor his/her own work plan with minimum supervision. Ability to work under pressure or in crisis situations. Availability to travel within the area of responsibility.
Creativity: Ability to actively seek to improve services, offer new and different options to solve problems/meet client needs, and promote and persuade others to consider new ideas.
Teamwork: Proven interpersonal skills and the ability to listen and work in a multi-cultural, multi-ethnic environment with sensitivity and respect for diversity.
Communication: Proven and sustained communication (verbal and written) skills.
Functional Competencies:
Knowledge Management and Learning
Shares knowledge and experience.
Encourages office staff to share knowledge and contribute to UNDSS Practice Areas.
Actively works towards continuing personal learning and development in one or more Practice Areas, acts on learning plan, and applies newly acquired skills.
Development and Operational Effectiveness
Ability to perform a variety of specialized activities related to financial resources management, including formulating budgets, maintaining Accounts Receivables and Accounts Payables, making transactions, and reporting.
Sound knowledge of accounting, admin, financial rules, and regulations.
Strong IT skills.
Leadership and Self-Management
Focuses on results for the client.
Consistently approaches work with energy and a positive, constructive attitude.
Remains calm, in control, and good-humored even under pressure.
Demonstrates openness to change.
Responds positively to feedback and differing points of view.
Required Skills and Experience
Education:
Secondary Education with specialized certification in Administration Accounting and Finance. A University Degree in Economics, Business or Public Administration would be desirable.
Experience:
5 years (for holders of secondary education) and 2 years (for University degree holders) of progressively responsible in admin/ finance experience is required at the national or international level. Experience in the usage of computers and office software packages (MS Word, Excel, etc.) and advanced knowledge of spreadsheet and database packages, experience in handling of web-based management systems.
Language Requirements:
Fluency in English and Arabic is required.
APPLY :
ترجمة:
بورتسودان، السودان
نوع العقد :
عقد الخدمة
تاريخ البدء :
آخر موعد للتسجيل :
13-مارس-24 (منتصف ليل نيويورك، الولايات المتحدة الأمريكية)
مستوى المشاركة :
س.ب-3
مدة العقد المبدئي :
3 اشهر
الوقت المتبقي :
2د 11س 31د
اللغات المطلوبة :
عربي انجليزي
خلفية
السياق التنظيميتلتزم إدارة الأمم المتحدة لشؤون السلامة والأمن بتحقيق تنوع القوى العاملة من حيث الجنس والجنسية والثقافة. يتم تشجيع الأفراد من مجموعات الأقليات ومجموعات السكان الأصليين والأشخاص ذوي الإعاقة على قدم المساواة على التقديم. كل الطلبات سوف تعامل بالسرية التامة.
لا تتسامح إدارة الأمم المتحدة لشؤون السلامة والأمن مع الاستغلال والانتهاك الجنسيين، وأي نوع من أنواع التحرش، بما في ذلك التحرش الجنسي، والتمييز. وبالتالي، سيخضع جميع المرشحين المختارين لفحوصات مرجعية وخلفية صارمة.
إدارة السلامة والأمن (UNDSS) مسؤولة عن توفير القيادة والدعم التشغيلي والإشراف على نظام إدارة الأمن للأمم المتحدة (UNSMS) على مستوى العالم. باعتبارها شركة رائدة عالميًا في مبادئ إدارة المخاطر الأمنية، تتيح إدارة الأمم المتحدة لشؤون السلامة والأمن التنفيذ الآمن والفعال لبرامج وأنشطة الأمم المتحدة في البيئات الأكثر تعقيدًا وتحديًا، مع تعظيم الموارد الثمينة. وتحقيقًا لهذه الغاية، يندرج عمل الإدارة ضمن مهمة واضحة تتمثل في تمكين الأنشطة البرنامجية لمنظومة الأمم المتحدة من خلال قيادة وحلول أمنية موثوقة. تدعم إدارة الأمم المتحدة لشؤون السلامة والأمن في السودان وكالات الأمم المتحدة والمنظمات الدولية غير الحكومية (INGOs) والمنظمات الدولية (IOs) لتمكينها من إجراء عملياتها بأكثر الطرق أمانًا الممكنة. تتم إدارة هذا المنصب محليًا من قبل برنامج الأمم المتحدة الإنمائي ولكن بتمويل من إدارة السلامة والأمن التابعة للأمم المتحدة (UNDSS) من منحة الوكالة الأمريكية للتنمية الدولية 2023/24 لمشروع إنقاذ الأرواح معًا (SLT). مدة الوظيفة حتى يونيو 2024. ويجوز تمديد العقود بشرط توافر الأموال والأداء المرضي والحاجة المستمرة للوظيفة.
تحت توجيه وإشراف المسؤول الإداري واللوجستي، يضمن المساعد الإداري والمالي في HSST التنفيذ الفعال لكل من الخدمات الإدارية والمالية في ميزانية مشروع SLT. يعمل المساعد الإداري/المالي على تعزيز النهج الموجه نحو العملاء بما يتوافق مع قواعد وأنظمة برنامج الأمم المتحدة الإنمائي. سيعمل المساعد الإداري/المالي بالتعاون الوثيق مع مديري عمليات AFP وموظفي البرامج والمشاريع في الميدان من أجل حل المشكلات الإدارية والمالية ذات الصلة وتبادل المعلومات المتعلقة بميزانية مشروع SLT.
الواجبات والمسؤوليات
ملخص الوظائف الرئيسية:وسيكون مقر شاغل الوظيفة في بورتسودان، مع سفر منتظم إلى المكاتب الميدانية في جميع أنحاء البلاد. سيكون مسؤولاً عن المهام التالية:
التحكم السليم في المستندات الداعمة للمدفوعات والتقارير المالية لميزانية مشروع SLT بما في ذلك إعداد جميع أنواع قسائم العمل الإضافي وتنفيذ المدفوعات.
صيانة نظام مراقبة النفقات الداخلية الذي يضمن مطابقة القسائم التي تمت معالجتها وإكمالها، وتسجيل المعاملات بشكل صحيح ونشرها في Quantum؛ يتم إعداد كشوف المرتبات ومعالجتها على النحو الواجب؛ وتتم معالجة مطالبات السفر ومطالبات خطة العمل الرئيسية والعمل الإضافي والاستحقاقات الأخرى حسب الأصول.
إغلاق الحسابات في الوقت المناسب.
تنسيق إدارة الأصول في إطار مشروع SLT، والإعداد في الوقت المناسب، وتقديم تقارير الجرد الدورية.
الاحتفاظ بسجلات الرقابة الإدارية مثل الالتزامات والنفقات.
تأكيد توافر الأموال قبل المراجعة من قبل قائد فريق CSA / DSA وFSCO.
الحفاظ على سلامة البيانات في قاعدة البيانات، برنامج التحكم؛ تحليل النتائج وبدء الإجراءات التصحيحية عند الضرورة.
إعداد فواتير استرداد التكاليف في الوقت المناسب للخدمات المقدمة لكيانات الأمم المتحدة، وتنفيذ نظام تتبع الدخل ومتابعة الاسترداد.
يؤدي واجبات أخرى كما تم تعيينها.
الكفاءات
الكفاءات
الكفاءات المؤسسية:
الالتزام بمُثُل ميثاق الأمم المتحدة والقيم الأساسية للمنظمة - الاحتراف والنزاهة واحترام التنوع.
التخطيط والتنظيم: إظهار القدرة على تحديد الأولويات وتخطيط وتنسيق ومراقبة خطة عمله مع الحد الأدنى من الإشراف. القدرة على العمل تحت الضغط أو في حالات الأزمات. القدرة على السفر داخل منطقة المسؤولية.
الإبداع: القدرة على السعي بنشاط لتحسين الخدمات، وتقديم خيارات جديدة ومختلفة لحل المشكلات/تلبية احتياجات العملاء، وتعزيز وإقناع الآخرين للنظر في أفكار جديدة.
العمل الجماعي: مهارات التعامل مع الآخرين والقدرة على الاستماع والعمل في بيئة متعددة الثقافات والأعراق مع مراعاة واحترام التنوع.
التواصل: مهارات الاتصال المثبتة والمستمرة (الشفوية والكتابية).
الكفاءات الوظيفية:
إدارة المعرفة والتعلميشارك المعرفة والخبرة.
يشجع موظفي المكاتب على تبادل المعرفة والمساهمة في مجالات ممارسة UNDSS.
يعمل بنشاط من أجل مواصلة التعلم الشخصي والتطوير في واحد أو أكثر من مجالات الممارسة، ويعمل وفقًا لخطة التعلم، ويطبق المهارات المكتسبة حديثًا.
التطوير والفعالية التشغيلية
القدرة على أداء مجموعة متنوعة من الأنشطة المتخصصة المتعلقة بإدارة الموارد المالية، بما في ذلك صياغة الميزانيات، والحفاظ على حسابات القبض والحسابات الدائنة، وإجراء المعاملات، وإعداد التقارير.
المعرفة السليمة بالمحاسبة والإدارة والقواعد واللوائح المالية.
مهارات قوية في مجال تكنولوجيا المعلومات.
القيادة وإدارة الذات
يركز على النتائج للعميل.
تعمل الأساليب باستمرار بالطاقة والموقف الإيجابي والبناء.
يظل هادئًا ومسيطرًا ويتمتع بروح الدعابة حتى تحت الضغط.
يظهر الانفتاح على التغيير.
يستجيب بشكل إيجابي للملاحظات ووجهات النظر المختلفة.
المهارات والخبرة المطلوبة
تعليم:
التعليم الثانوي مع شهادة متخصصة في المحاسبة الإدارية والمالية. من المرغوب فيه الحصول على شهادة جامعية في الاقتصاد أو الأعمال أو الإدارة العامة.
خبرة:
مطلوب 5 سنوات (لحاملي التعليم الثانوي) وسنتين (لحاملي الشهادات الجامعية) للمسؤولية التدريجية في الخبرة الإدارية/المالية على المستوى الوطني أو الدولي. خبرة في استخدام أجهزة الكمبيوتر وحزم البرامج المكتبية (MS Word وExcel وما إلى ذلك) ومعرفة متقدمة بجداول البيانات وحزم قواعد البيانات، وخبرة في التعامل مع أنظمة الإدارة القائمة على الويب.
متطلبات اللغة:
مطلوب الطلاقة في اللغة الإنجليزية والعربية.
التعليم الثانوي مع شهادة متخصصة في المحاسبة الإدارية والمالية. من المرغوب فيه الحصول على شهادة جامعية في الاقتصاد أو الأعمال أو الإدارة العامة.
خبرة:
مطلوب 5 سنوات (لحاملي التعليم الثانوي) وسنتين (لحاملي الشهادات الجامعية) للمسؤولية التدريجية في الخبرة الإدارية/المالية على المستوى الوطني أو الدولي. خبرة في استخدام أجهزة الكمبيوتر وحزم البرامج المكتبية (MS Word وExcel وما إلى ذلك) ومعرفة متقدمة بجداول البيانات وحزم قواعد البيانات، وخبرة في التعامل مع أنظمة الإدارة القائمة على الويب.
متطلبات اللغة:
مطلوب الطلاقة في اللغة الإنجليزية والعربية.