معاون موارد بشرية Human Resources Associate | منظمة UNDP
 |
| معاون موارد بشرية Human Resources Associate | منظمة UNDP |
الترجمة بالاسفل
Human Resources Associate
(FOR SUDANESE NATIONALS ONLY)
- Advertised on behalf of UN WOMEN
- Location : Khartoum, SUDAN
- Application Deadline: 05-Apr-23 (Midnight New York, USA)
- Additional Category: Gender Equality
- Type of Contract: Service Contract
- Post Level: SB-3
- Languages Required : Arabic English
- Starting Date : (date when the selected candidate is expected to start) 15-May-2023
- Duration of Initial Contract: ONE YEAR
- Expected Duration of Assignment: ONE YEAR
- UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality, and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups, and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
- UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
Background
- UN Women, grounded in the vision of equality enshrined in the Charter of the United Nations, works for the elimination of discrimination against women and girls; the empowerment of women; and the achievement of equality between women and men as partners and beneficiaries of development, human rights, humanitarian action, and peace and security.
- Under the direct supervision of the Operations Manager and the guidance of the country representative, the Human Resources (HR) Associate serves as a member of the operations team and executes the full range of HR services ensuring their transparency and integrity. The HR Associate promotes a collaborative, client-oriented approach and promotes the maintenance of high staff morale.
- In performing his/her tasks, the HR Associate ensures compliance with UN Women policies and regulations; accountability to organizational values and principles; and an enabling workplace environment in which staff potential is maximized. The HR Associate works in close collaboration with program and project teams in the Country Offices as well as the regional office and other UN agencies to successfully deliver operations services.
Duties and Responsibilities
- Lead the administration and implementation of HR strategies and policies in Sudan in full compliance with UN Women rules, regulations, and HR policies and guidelines
- Provide general, standard information to the management and staff on HR strategies, rules, and regulations; provide advice on guidelines for temporary personnel;
- Identify ways in which administrative needs can be met within existing policies; interpret processes and procedures, and anticipate and manage operational requirements.
- Lead the provision of HR administrative and logistical services to Sudan and the region in full compliance with UN Women rules, regulations, and HR policies and guidelines
- Process, draft, edit, proofread, and finalize a variety of correspondence and other communications; maintain files/records, and monitor deadlines;
- Provide administrative coordination in the administration of national benefits and entitlements;
- Input and track all transactions related to positions, recruitment, benefits, earnings/deductions, retroactivities, recoveries, adjustments, and separations through Atlas;
- Facilitate responses to audit findings and recommendations;
- Assume overall responsibility for leave management; record management;
- Process payment, and administer entitlements for international staff as approved; validate and coordinate local payroll and related issues;
- Oversee issuance on non-contract staff, including extensions and separations; verify staff contracts due to expire and on that basis initiates required extension or separation action;
- Facilitate staff separation process;
- Create/update entries of vendors, PO, and Receipts in the ATLAS system.
- Facilitate and coordinate recruitment processes in full compliance with UN Women rules, regulations, and HR policies and guidelines
- Draft job descriptions and vacancy announcements; assist in reviewing and processing requests for classification;
- Screen candidates and facilitate and participate in interview panels;
- Prepare recruitment recommendations/supporting documentation for Central Review Board (CRB) including drafting the selection process report as required;
- Coordinate position management, assure funds availability, prepare position establishment, liaise with headquarters, and assure that action is completed;
- Provide regular recruitment status reports;
- Provide advice to local recruitment in programs/ projects.
- Coordinate staff performance management and learning and development in full compliance with UN Women rules, regulations, and HR policies and guidelines
- Monitor compliance with the performance appraisal review in the office and region and staff learning and development;
- Facilitate the preparation of Office learning plans and individual learning plans in consultation with the Senior Management and Operations Manager.
- Maintain data in relation to HR in full compliance with UN Women rules, regulations, and HR policies and guidelines
- Maintain, further develop and update internal database and files on HR matters, and staffing tables in a confidential and secure manner;
- Generate a variety of standard and non-standard statistical and other reports from various databases;
- Update position data in Atlas, an association of positions to chart fields (COAs), update COA information, and set up vendors;
- Participate in local salary surveys as needed.
- Facilitate knowledge building and knowledge sharing globally
- Organize and conduct training courses, workshops, information sessions, orientations, and consultations for staff;
- Provide a synthesis of lessons learned and best practices in HR administration;
- Liaise with HR headquarters in HR administration and staffing to disseminate information on a variety of HR matters.
Key Performance Indicators:
- All HR activities in the office are in full compliance with UN Women's rules, regulations, and HR policies and guidelines.
- Timely provision of general HR operations services.
- Timely recruitment of staff on appropriate contract modalities.
- Timely coordination of performance appraisals and learning and development activities.
- All HR data are administered in a confidential and secure manner.
Competencies
Core Values:
- Respect for Diversity
- Integrity
- Professionalism
- Awareness and Sensitivity Regarding Gender Issues
- Accountability
- Creative Problem Solving
- Effective Communication
- Inclusive Collaboration
- Stakeholder Engagement
- Leading by Example
Functional Competencies
- Excellent knowledge of HR administration, processes, and policies;
- Ability to administer and execute administrative processes and transactions;
- Ability to handle confidential information; maintain discretion;
- Ability to provide input to business processes re-engineering, and implementation of new systems;
- Excellent quantitative skills; ability to produce reports;
- Excellent IT skills.
Required Skills and Experience
Education and certification:
- Completion of secondary education is required.
- Bachelor’s degree in HR, Business, or Public Administration is an asset.
Experience
- At least 7 years of relevant experience in office administration and/or human resource management;
- Experience in the usage of computers and office software packages (MS Word, Excel, etc.) and experience in handling web-based management systems.
Language Requirements
- Fluency in English and Arabic is required
- Knowledge of the other UN official working language is an asset.
معاون موارد بشرية
(للمواطنين السودانيين فقط)
- مُعلن باسم UN WOMEN
- الموقع: الخرطوم ، السودان
- الموعد النهائي لتقديم الطلبات: 05-أبريل -23 (منتصف الليل نيويورك ، الولايات المتحدة الأمريكية)
- فئة إضافية: المساواة بين الجنسين
- نوع العقد: عقد خدمة
- مستوى الوظيفة: SB-3
- اللغات المطلوبة:
- عربي انجليزي
- تاريخ البدء : (التاريخ الذي من المتوقع أن يبدأ فيه المرشح المختار) 15 مايو 2023
- مدة العقد المبدئي: سنة واحدة
- المدة المتوقعة للتعيين: سنة واحدة
يلتزم برنامج الأمم المتحدة الإنمائي بتحقيق تنوع القوى العاملة من حيث الجنس والجنسية والثقافة. يتم تشجيع الأفراد من مجموعات الأقليات ومجموعات السكان الأصليين والأشخاص ذوي الإعاقة على قدم المساواة على التقديم. كل الطلبات سوف تعامل بالسرية التامة.
لا يتسامح برنامج الأمم المتحدة الإنمائي مع الاستغلال والاعتداء الجنسيين ، وأي نوع من المضايقات ، بما في ذلك التحرش الجنسي والتمييز. وبالتالي ، سيخضع جميع المرشحين المختارين لفحوصات مرجعية صارمة وفحوصات خلفية.
خلفية
تعمل هيئة الأمم المتحدة للمرأة ، التي ترتكز على رؤية المساواة المنصوص عليها في ميثاق الأمم المتحدة ، على القضاء على التمييز ضد النساء والفتيات ؛ تمكين المرأة ؛ وتحقيق المساواة بين المرأة والرجل كشركاء ومستفيدين من التنمية وحقوق الإنسان والعمل الإنساني والسلام والأمن.
تحت الإشراف المباشر لمدير العمليات وتوجيهات الممثل القطري ، يعمل معاون الموارد البشرية (HR) كعضو في فريق العمليات وينفذ مجموعة كاملة من خدمات الموارد البشرية لضمان شفافيتها ونزاهتها. يعمل مساعد الموارد البشرية على تعزيز نهج تعاوني موجه نحو العميل ويعزز الحفاظ على معنويات عالية للموظفين.
أثناء أداء مهامه ، يضمن مساعد الموارد البشرية الامتثال لسياسات ولوائح هيئة الأمم المتحدة للمرأة ؛ المساءلة عن القيم والمبادئ التنظيمية ؛ وبيئة عمل تمكينية يتم فيها تعظيم إمكانات الموظفين. يعمل مساعد الموارد البشرية في تعاون وثيق مع فرق البرامج والمشاريع في المكاتب القطرية وكذلك المكتب الإقليمي ووكالات الأمم المتحدة الأخرى لتقديم خدمات العمليات بنجاح.
الواجبات والمسؤوليات
قيادة إدارة وتنفيذ استراتيجيات وسياسات الموارد البشرية في السودان بالامتثال الكامل لقواعد ولوائح هيئة الأمم المتحدة للمرأة وسياسات الموارد البشرية والمبادئ التوجيهية
توفير معلومات عامة وموحدة للإدارة والموظفين حول استراتيجيات وقواعد ولوائح الموارد البشرية ؛ تقديم المشورة بشأن المبادئ التوجيهية للموظفين المؤقتين ؛
تحديد الطرق التي يمكن من خلالها تلبية الاحتياجات الإدارية في إطار السياسات القائمة ؛ تفسير العمليات والإجراءات ، وتوقع وإدارة المتطلبات التشغيلية.
قيادة توفير الخدمات الإدارية واللوجستية للموارد البشرية للسودان والمنطقة بالامتثال التام لقواعد وأنظمة هيئة الأمم المتحدة للمرأة وسياسات الموارد البشرية والمبادئ التوجيهية
معالجة وصياغة وتحرير وتصحيح وإنهاء مجموعة متنوعة من المراسلات والاتصالات الأخرى ؛ الاحتفاظ بالملفات / السجلات ومراقبة المواعيد النهائية ؛
توفير التنسيق الإداري في إدارة المنافع والاستحقاقات الوطنية ؛
إدخال وتتبع جميع المعاملات المتعلقة بالوظائف ، والتوظيف ، والمزايا ، والأرباح / الخصومات ، والأثر الرجعي ، والمبالغ المستردة ، والتعديلات ، وعمليات إنهاء الخدمة من خلال نظام أطلس ؛
تيسير الاستجابات لنتائج وتوصيات التدقيق ؛
تولي المسؤولية العامة عن إدارة الإجازات ؛ إدارة السجلات؛
معالجة المدفوعات وإدارة استحقاقات الموظفين الدوليين على النحو المعتمد ؛ التحقق من صحة وتنسيق كشوف المرتبات المحلية والقضايا ذات الصلة ؛
الإشراف على إصدار الموظفين غير المتعاقدين ، بما في ذلك عمليات التمديد وانتهاء الخدمة ؛ التحقق من عقود الموظفين التي توشك على الانتهاء وعلى هذا الأساس تبدأ إجراءات التمديد أو الفصل المطلوبة ؛
تسهيل عملية إنهاء خدمة الموظفين ؛
قم بإنشاء / تحديث إدخالات البائعين وطلبات الشراء والإيصالات في نظام ATLAS.
تسهيل وتنسيق عمليات التوظيف بالامتثال الكامل لقواعد ولوائح هيئة الأمم المتحدة للمرأة وسياسات الموارد البشرية والمبادئ التوجيهية
مشروع التوصيف الوظيفي وإعلانات الوظائف الشاغرة ؛ المساعدة في مراجعة ومعالجة طلبات التصنيف ؛
فرز المرشحين وتسهيل لجان المقابلات والمشاركة فيها ؛
إعداد توصيات التوظيف / الوثائق الداعمة لمجلس المراجعة المركزي (CRB) بما في ذلك صياغة تقرير عملية الاختيار كما هو مطلوب ؛
تنسيق إدارة الوظائف ، وضمان توافر الأموال ، وإعداد إنشاء الوظيفة ، والاتصال بالمقر الرئيسي ، والتأكد من اكتمال الإجراء ؛
تقديم تقارير منتظمة عن حالة التوظيف ؛
تقديم المشورة للتوظيف المحلي في البرامج / المشاريع.
تنسيق إدارة أداء الموظفين والتعلم والتطوير في الامتثال الكامل لقواعد ولوائح هيئة الأمم المتحدة للمرأة وسياسات الموارد البشرية والمبادئ التوجيهية
إنشاء مجموعة متنوعة من التقارير الإحصائية القياسية وغير القياسية وغيرها من التقارير من قواعد البيانات المختلفة ؛
تحديث بيانات الموقع في Atlas ، وهو ارتباط بالمناصب لرسم الحقول (COAs) ، وتحديث معلومات COA ، وإعداد البائعين ؛
شارك في استبيانات الرواتب المحلية حسب الحاجة.
تسهيل بناء المعرفة وتبادل المعرفة على الصعيد العالمي
تنظيم وعقد دورات تدريبية وورش عمل وجلسات إعلامية وتوجيهات واستشارات للموظفين.
تقديم توليفة من الدروس المستفادة وأفضل الممارسات في إدارة الموارد البشرية ؛
الاتصال بمقر الموارد البشرية في إدارة الموارد البشرية والتوظيف لنشر المعلومات حول مجموعة متنوعة من مسائل الموارد البشرية.
مؤشرات الأداء الرئيسية:
تمتثل جميع أنشطة الموارد البشرية في المكتب امتثالًا تامًا لقواعد وأنظمة هيئة الأمم المتحدة للمرأة وسياسات الموارد البشرية والمبادئ التوجيهية.
توفير خدمات عمليات الموارد البشرية العامة في الوقت المناسب.
تعيين الموظفين في الوقت المناسب على طرائق العقود المناسبة.
التنسيق في الوقت المناسب لتقييم الأداء وأنشطة التعلم والتطوير.
تتم إدارة جميع بيانات الموارد البشرية بطريقة سرية وآمنة.
الكفاءات
القيم الجوهرية:- احترام التنوع
- نزاهة
- احترافية
- الوعي والحساسية تجاه قضايا النوع الاجتماعي
- مسئولية
- إبداع في حل المشاكل
- التواصل الفعال
- التعاون الشامل
- إشراك أصحاب المصلحة
- القيادة بالقدوة
الكفاءات الوظيفية
- معرفة ممتازة بإدارة الموارد البشرية والعمليات والسياسات ؛
- القدرة على إدارة وتنفيذ العمليات والمعاملات الإدارية ؛
- القدرة على التعامل مع المعلومات السرية ؛ الحفاظ على التقدير
- القدرة على تقديم مدخلات لإعادة هندسة العمليات التجارية ، وتنفيذ أنظمة جديدة ؛
- مهارات كمية ممتازة. القدرة على إنتاج التقارير.
- مهارات تقنية معلومات ممتازة.
المهارات والخبرة المطلوبة
التعليم والشهادة:- مطلوب إكمال التعليم الثانوي.
- تعتبر درجة البكالوريوس في الموارد البشرية أو الأعمال أو الإدارة العامة أحد الأصول.
- ما لا يقل عن 7 سنوات من الخبرة ذات الصلة في إدارة المكاتب و / أو إدارة الموارد البشرية ؛
- خبرة في استخدام أجهزة الكمبيوتر وحزم برامج المكاتب (MS Word و Excel وما إلى ذلك) وخبرة في التعامل مع أنظمة الإدارة المستندة إلى الويب.
- مطلوب إتقان اللغة الإنجليزية والعربية
- تعتبر معرفة لغة العمل الرسمية الأخرى للأمم المتحدة ميزة إضافية.
قدم الان لهذه الوظيفة
نعتذر انتهت فترة التقديم